Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi akan sebanding dengan kebutuhan pengguna yang meningkat dan berubah dari waktu ke waktu, serta pengembangan koleksi perpustakaan yang dilakukan secara terus menerus menyebabkan makin bertambah banyaknya koleksi yang ada di perpustakaan. Sebagian koleksi pustaka akan berkurang manfaatnya, misalnya karena ada perkembangan ilmu baru yang lebih up to date sehingga diperlukan edisi mutakhir. Ada koleksi pustaka yang walaupun usia terbitannya sudah tua, tetapi nilainya makin tinggi, baik nilai ilmiahnya (intrinsik), maupun nilai fisiknya (ekstrinsik). Koleksi pustaka tersebut biasanya karya langka yang memuat sejarah perkembangan ilmu pengetahuan serta diakui sebagai akar perkembangan ilmiah masa kini. Masalah lain adalah makin terbatasnya ruang perpustakaan tempat menyimpan koleksi dan makin tingginya biaya pemeliharaan, sehingga perlu mengurangi buku-buku yang sudah tidak bermanfaat, baik isinya yang sudah tidak relevan dengan kondisi keilmuan sekarang, maupun fisik buku yang sudah tidak bisa di preservasi, dirawat maupun diperbaiki lagi.
Kegiatan-kegiatan pengawasan lingkungan dan fisik materi dan gedung, pengembangan perencanaan kesiagaan terhadap kerusakan bahan pustaka, usaha alih media/bentuk, serta perawatan preventif dan perbaikan dituangkan dalam program yang terpadu. Harus ditunjuk orang, bagian atau pihak tertentu yang bertanggung jawab atas program pengawetan dan pelestarian ini, yang dapat bekerja sama dengan berbagai pihak, termasuk di dalamnya pihak administrasi perpustakaan, pengawas gedung (maintenance), dan pihak atasan dari instansi induk setempat. Berdasarkan hal tersebut, maka usaha penyegaran koleksi melalui kegiatan penyiangan koleksi perpustakaan menjadi sangat penting, terutama untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna dan misi perpustakaan.
Beberapa Istilah terkait penyiangan atau pengurangan koleksi diperpustakaan yaitu
Deseleksi
Purging
Weeding
Batasan dan ruang lingkup weeding
Ø Proses pemindahan koleksi dari rak karena alasan penarikan ataupun transfer
Ø Penarikan: proses fisik penarikan koleksi bahan pustaka dari rak dan menghilangkan data bibliografis dari database (OPAC)
Ø Transfer:
memindahkan koleksi ke tempat lain di perpustakaan atau penyimpanan
Menurut H.W. McGraw:
Penarikan atau mentransfer ke penyimpanan bahan pustaka yang:
1. Copy-nya terlalu banyak
2. Jarang dipakai
3. Bahan yang tidak lagi digunakan
Menurut Slote:
1. Menarik secara resmi satu volume (semua entri yang telah dibuat untuk wakil dokumen telah dihapus dari library records) dari koleksi perpustakaan karena koleksi tersebut sudah tidak sesuai lagi untuk digunakan atau tidak lagi diperlukan.
2. Biasanya lebih sesuai untuk library file daripada item koleksi
Penarikan koleksi ini bisa berupa:
ü Hadiah atau exchange
ü Friend of Library
ü Sale
Purging
Menarik secara resmi satu volume (semua entri yang telah dibuat untuk wakil dokumen telah dihapus dari library records) dari koleksi perpustakaan karena koleksi tersebut sudah tidak sesuai lagi untuk digunakan atau tidak lagi diperlukan.
Biasanya lebih sesuai untuk library file daripada item koleksi
Menurut Gorman dan Howes (1991) penyiangan adalah proses mengeluarkan koleksi dari jajaran koleksi perpustakaan dan menilainya kembali apakah masih sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Penyiangan yang terjadi akan dilakukan secara rutin dan berkala sesuai dengan tingkatan kerusakan bahan koleksi yang terjadi, namun jika terdapat kerusakan yang berat maka bahan koleksi tersebut akan dikumpulkan terlebih dahulu kemudian akan ditindak secara berkala.
Menurut Dictionary of Library and Information Science weeding / penyiangan merupakan proses menentukan koleksi apa saja yang akan ditarik secara permanen dan menentukan kriteria koleksi yang akan disiangkan, khususnya terhadap tumpukan-tumpukan buku yang membuat kapasitas ruang terbatas. Penyiangan koleksi ini dilakukan karena tuntutan kebutuhan ruang yang terus bertambah seiring dengan pertambahan koleksi buku teks yang terus bertambah juga jumlahnya.
Penyiangan atau weeding merupakan suatu kegiatan penyisihan, bahan pustaka yang terdapat dalam koleksi perpustakaan yang dikarenakan koleksinya telah rusak, jarang dipakai, dan sudah tidak dimanfaatkan lagi, serta karena faktor hukum yang berlaku (UU)
Tujuan penyiangan pada dasarnya adalah lebih menjawab pada kebutuhan pemustaka. Agar koleksi perpustakaan selalu update, tidak ketinggalan jaman Tujuan dari penyiangan adalah :
1. Memperoleh tambahan tempat(shelf space) untuk koleksi yang baru.
2. Membuat koleksi lebih bisa dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date dan menarik
3. Memberikan kemudahan pada pemakai koleksi
4. Memungkinkan staf perpustakaan untuk mengelola koleksi lebih efektif dan lebih efisien.
Alasan penarikan koleksi :
- Hemat anggaran
- Meningkatkan layanan, karena hanya melayankan koleksi yang masih aktif-masih banyak yang memanfaatkannya
- Menjamin kualitas koleksi
Kriteria weeding :
ü Apakah isi masih relevan
Biasanya karena koleksi hadiah, sumbangan dan tukar menukar maka koleksi ini kurang dibutuhkan atau kurang sesuai dengan visi dan misi perpustakaan.
ü Bahasan dokumen masih digunakan pada saat ini maupun masa mendatang
Buku-buku yang sudah kuno (out of date) terutama untuk kategori ilmu pengetahuan dengan replace afternya yang sudah lama
ü Memiliki duplikasi eksemplar
Padahal buku dengan topik yang sejenis terlalu banyak (melebihi ketentuan)
ü Tempat lain juga memiliki?
Prinsip friend of library, perpustakaan yang sejenis memiliki koleksi yang sama, dengan jumlah yang lebih banyak, kualitasnya lebih bagus
ü Kebermanfaataanya rendah
Apakah termasuk koleksi bernilai tinggi, langka atau tidak, kondisi fisiknya sudah parah, bukunya sangat kotor, lusuh, lapuk, sobek, banyak halaman yang hilang, tidak bisa di preservasi dan konservasi lagi.
ü Sudah ada edisi yang lebih baru?
edisi yang sudah expeid/kadaluarsa digantikan dengan edisi baru. Volume yang sudah tidak dibutuhkan atau digunakan lagi oleh pengguna.
ü Apakah sudah melalui seleksi yang benar? Atau karena kesalahan?
Prosedur pengadaan koleksi yang salah tanpa melihat kebijakan pengembangan seleksi. Misalkan, pengadaan Terbitan berkala yang tidak disertai indeks, buku-buku yang dicetak dengan dengan huruf-huruf yang terlalu kecil dengan kualitas kertas yang rendah (mudah patah atau sobek) dan banyak halaman yang hilang.
Weeding Stock
Melakukan kegiatan Weeding yang tujuannya untuk digudangkan, dibenarkan asalkan memenuhi standar sebagai berikut :
1. Study tentang buku yang ada dalam rak
2. Nilai sebuah judul dalam bidang tertentu
3. Pentingnya satu volume berdasarkan historis
4. Ketersediaan dalam edisi yang lain
5. Ketersediaan bahan lain dalam subyek yang sama
6. Penggunaan volume
7. Kondisi fisik
Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan penyiangan
- Koleksi yang ada dapat terus dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna baik dari segi isi, usia maupun fisiknya.
- Mengurangi kepadatan koleksi, sehingga ruangan yang tersedia benar-benar diisi untuk koleksi pustaka yang sering digunakan dan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
- Bahan pustaka hasil penyiangan dapatdimanfaatkan oleh perpustakaan lain yang memerlukan.
- Penyiangan berarti pula penyegaran terhadap koleksi yang ada.
Waktu penyiangan koleksi perpustakaan
Penyiangan harus dilakukan secara berkala dan berkelanjutan, minimal lima tahun sekali untuk koleksi buku. Sebaiknya perpustakaan membuat peraturan tertulis tentang penyiangan koleksi perpustakaan untuk dipakai sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan ini.
Petugas yang berhak melakukan penyiangan
Pengelola perpustakaan/pustakawan dibantu oleh para spesialis subjek dapat diberi kewenangan/ tugas untuk melakukan penyiangan. Pada perpustakaan penelitian dengan lingkup pengguna yang spesifik perlu dibuat rencana penyiangan yang lebih rinci dengan terlebih dulu berkonsultasi kepada peneliti/ahli di bidangnya serta penentu kebijakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar