Community Analysis: Mengenal Customer dalam Perpustakaan

Untuk mengetahui kecenderungan dan keinginan pengguna perlu direncanakan secara mendalam agar produk (koleksi) benar-benar sesuai dengan pengguna. Pengertian ini sering disebut dengan analisa komunitas (community analysis); analisa kebutuhan (need analysis); atau kajian pemakai (user studies). Di sini saya menyebut masyarakat perpustakaan dengan customer, karena harapan saya: masyarakat adalah end-user diperpustakaan yang akan setia datang memanfaatkan infromasi dan koleksi perpustakaan dengan segala multi fasilitasnya.

          Dengan demikian, pengelola perpustakaan dapat meneliti dan mengetahui bagaimana, mengapa, kapan, dan dimana pengguna mencari dan menggunakan sumber informasi.

Kini telah terjadi perubahan sudut pandang terhadap perpustakaan, mengenai :

1.       Orientasi koleksi

2.       Orientasi sistem

3.       Pengguna (pelayanan)

 

          Sehingga dari 3 hal tersebut, berpengaruh terhadap: Keanekaragaman keinginan dan kecenderungan pengguna serta Keberagaman ciri dan tipe pengguna perpustakaan.

Sebelum kita mengenal masyarakat sebagai customer perpustakaan yang akan kita layani, kita harus memahami terlebih dahulu

Apa tujuan perpustakaan tempat kita bekerja?

Bagaimana mencapai tujuan tersebut?

Apakah cara untuk melakukan tujuan tersebut?

         

Karena berbeda tipe perpustakaan, maka akan berbeda pula kelompok customer yang akan dilayani. Kita bisa mendefinisikan istilah yang meneliti mengenal entitas customer sebagai  masyarakat pengguna  perpustakaan dalam skema berikut ini :

  

Hasil penelitian yang membahas analisis skema penelitian tentang masyarakat sebagai pengguna seperti diatas dapat kita lihat pada pernyataan berikut ini :

• How extensively the collection is being used and to identify gaps
• Who uses the library and ways to reach non-users
• How successful library services are and how they can be improved to reflect the community's needs
• Whether the space and physical building are adequate for providing library services
• How the user community is changing (e.g., socioeconomic status, demographics, etc.)
• Whether staffing patterns and library hours are adequate

Cara Informal, untuk menganalisis masyarakat sebagai customer di Perpustakaan Umum

adalah sebagai berikut :

§  mengobservasi pengguna perpustakaan

§  membaca surat kabar

§  mengetahui organisasi-organisasi di wilayahnya 

 

Cara Informal, untuk menganalisis masyarakat sebagai customer di Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut :

 

§  membaca semua terbitan

§  terlibat dalam kepanitiaan-kepanitiaan

§  berpartisipasi dalam rapat senat universitas/institut/akademik

§  staf pengajar dan mahasiswa sebagai sumber informasi 

 

 

Community analysis akan menghasilkan community profile sebuah perpustakaan. Jadi, cara informal perlu dilengkapi, ditambahkan /diganti degan cara formal.

Mengapa?

ü  Cara informal tidak jarang menghasilkan deskripsi yang subjektif

ü  Penelitian formal lebih sistematis dan dapat menghilkan gambaran yang lebih menyeluruh dari masyarakat

ü  Demi mempertanggungjawabkan jasa pelayanan dan koleksi yang dikembangkan dan alokasi dana perpustakaan 

ü  Menyita waktu dan biaya besar

ü  Perlu perencanaan yang matang

 

Lalu bagaimana caranya melakukan survey/penelitian analisis community perpustakaan?

ü  Siapa yang akan melakukan studi atau survey tersebut?

ü  Informasi apa yang diperlukan? (Apa yang akan diteliti)?

ü  Metode apa yang akan digunakan dalam pengumpulan data?

ü  Untuk apa data akan digunakan?

ü  Anggaran (dari anggaran rutin atau dana khusus?)

ü  Berapa Jumlah SDM Perpustakaan dan apa keahlian mereka ?

ü  Cakupan survey (mendalam dan luas atau terfokus pada segi khusus) ?

 

Siapa yang akan melakukan studi atau survey ini ?

ü Dilakukan oleh staf sendiri, oleh konsultan, gabungan staf dan konsultan, atau melibatkan kelompok atau anggota masyarakat yang disurvey ?

ü  Staf perpustakaan, yang sudah mengetahui kelemahan & kelebihan tempat dia bekerja.

ü  Tim gabungan semisal staff perpustakaan, staff pengajar (guru,dosen,instruktur, karyawan non perpustakaan, tim penasehat, tim pengembang)

 

Kegiatan analisis kebutuhan masyarakat pengguna dapat dilakukan dengan cara:

v  Pertama

Melakukan observasi langsung terhadap pengguna dari keaktifan/tidaknya ia memanfaatkan informasi yang dikoleksi oleh perpustakaan.

v  Kedua

Penelitian berdasarkan keberagaman pengguna sesuai dengan jenis perpustakaan, yang terkait dengan beberapa aspek hampir sama dengan beberapa point terkait “hal apa saja yang akan diteliti” seperti historis, teknologi, transportasi,politik, dll.

v  Ketiga

kajian pemakai dapat dilakukan dengan metode-metode   mengumpulan data baik dengan cara   kajian dokumenter, wawancara, maupun observasi terencana.

 

Hal apa saja yang akan diteliti dari survey yang membahas kajian community analisis perpustakaan tersebut ?

1.    Historis

Rekam jejak, riwayat pemanfaatan pengguna di perpustakaan dan  sejarah awal mula perpustakaan berdiri

2.    Geografis

Tata letak keberadaan / negara suatu  organisasi (perpustakaan)

3.    Transportasi

Operasional, fasilitas transportasi memadai atau bahkan sulit dijangkau

4.    Administratif

Aturan, tata kelola birokrasi dan administratif yang sedang diterapkan

5.    Politik

Suasana politik (pemerintahan) dan perlakuan hukum serta udang-undang yang dapat berpengaruh terhadap pengguna

6.    Demografi

Masyarakat seperti apakah yang dilayani (jenis kelamin, usia, latar belakang pendidikan, status keluarga, kondisi ekonomi, agama yang dianut, dll.)

7.    Budaya

Tanggapan terhadap lingkungan masyarakat setempat sangat berpengaruh terhadap perkembangan organisasi

8.    Ekonomi

Perkembangan ekonomi dan kekuatan daya beli serta pertumbuhan bisnis saat ini.

9.    Teknologi, Komunikasi dan media massa

Perkembangan teknologi, apakah menjadi faktor pendorong atau penghambat

10. Organisasi/lembaga sosial dan pendidikan

11. Fasilitas rekreasi masyarakat

Fasilitas sarana prasarana penunjang hiburan dan rekreasi masyarakat disekitar lokasi banyak, variatif, komersial berbayar ataupun tanpa dipungut biaya.

12. Perpustakaan dan unit informasi lain dalam wilayah administratif yang sama

Mengetahui organisasi lain semacamnya yang memiliki poduk (koleksi) yang sama (vendor,agen ). Jika perpustakaan tidak lebih baik maka tidak akan eksis.

 

Selanjutnya, berikut metode pengumpulan data jika akan melakukan analisis pengguna perpustakaan :

1.    Dokumentasi

 Perpustakaan umum:

Data statistik, direktori, peta, data yang telah dikumpulkan oleh lembaga lain yang memberi jasa pelayanan pada masyarakat, arsip surat kabar, atau survai-survai lain

 Perpustakaan Perguruan Tinggi:

       Data mengenai mahasiswa, staf pengajar, dan kegiatan perkuliahan, laporan tahunan, risalah rapat senat akademik dan badan atau panitia lain, kurikulum, atau rencana jangka panjang

2.    Interview (sample)

3.    Observasi (checklist)

4.    Kuesioner (sample)

 

Dibawah ini tujuan nantinya data yang terkumpul tadi akan digunakan :

1.    Mengetahui komposisi masyarakat

2.    Kelompok-kelompok yang ada dan apa kegiatan mereka serta kegiatan mana yang dapat/perlu ditunjang dengan bahan perpustakaan yang sesuai

3.    Menunjukkan wilayah atau kelompok warga kota yang belum terlayani

4.    Mengungkapkan bacaan apa yang diminati

5.    Mampu merencanakan gedung baru

6.    Memilih staf yang tepat untuk cabang-cabang atau bila terjadi rotasi karyawan

Mengapa hasil kajian penilaian kebutuhan penting ? Karena hasil penelitian tersebut dapat dimanfaatkan untuk menentukan :

1.    Organization survival

2.    Decision making in planning

3.    Knowledge creation

4.    Technology Transfer

5.    Learning Organization

 

Langkah Awal dalam Kegiatan Pengembangan Koleksi :

1.    Memahami dengan jelas tentang fungsi perpustakaan,

2.    Ruang lingkup bidang perpustakaan,

3.    Masyarakat yang dilayani.

              Masyarakat yang dilayani Perpustakaan :

  Seluruh lapisan masyarakat yang sangat heterogen, yang sangat memperhatikan bahwa :

§  Heterogen dalam struktur organisasi: Perpustakaan Umum meliputi Perpustakaan Daerah, Perpustakaan Kota, kabupaten, Desa dan perpustakaan masjid

§  Heterogen dalam ukuran perpustakaan: kecil, sedang dan besar

Lebih homogen mencakup seluruh civitas akademika karena :

·         mempunyai tujuan yang sama

·         kelompok umur merata

·     latar belakang pendidikan hampir sama misalnya dari SLTA, SD, Perguruan Tinggi,dll

 

Koleksi Perguruan Tinggi

Koleksi yang dimiliki Perguruan Tinggi antara satu kampus dengan yang lain relatif tidak sama karena :

1.    Jenis perguruan tinggi (universitas, akademi, atau sekolah tinggi)

2.    Tingkat pendidikan (jenjang diploma, S1, S2, S3)

3.    Jumlah mahasiswa

4.    Program studi

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sumber-sumber Internet :

1.      American Community Survey (ACS) -- From the U.S. Census Bureau.
http://www.census.gov/acs/www/

2.      Community Analysis -- Information from William Robinson at UTK.
http://web.utk.edu/~wrobinso/560_lec_commun-analysis.html

3.      Community Analysis for Libraries and Librarians
http://skyways.lib.ks.us/pathway/ca_homepage.html

4.      Indiana Community Analysis Resources on the WWW
http://www.ibrc.indiana.edu/presentations/community_scan.html

5.      Library Research Service: Community Analysis
http://www.lrs.org/asp_public/community.asp

6.      Public Library Geographic Database
http://www.geolib.org/PLGDB.cfm